Wir sind uns sicher, dass viele unserer Kunden die verschiedenen Probleme bei der Rechnungsstellung und der anschließenden Buchhaltung, mit denen wir in unserem Unternehmen in der Vergangenheit konfrontiert waren, nur allzu gut kennen. Deshalb haben wir beschlossen, dass es für Sie nützlich sein wird, wenn wir unsere Probleme und vor allem unsere Erfahrungen darüber teilen, wie uns das Online-Rechnungsstellungssystem Accai dabei geholfen hat, diese zu beseitigen.

Die Situation in der Vergangenheit in unserem Unternehmen

Da die Vorausrechnungen für die Gründung der GmbH und die Gewerbeanmeldung ausschließlich von Mitarbeitern erstellt wurden, mussten wir – obwohl wir ein kleines Unternehmen sind – mehrere Lizenzen für Buchhaltungssoftware erwerben, was eine finanzielle Belastung darstellte. Aufgrund unseres spezifischen Rechnungsstellungssystems benötigten wir verschiedene Zugänge mit unterschiedlichen Benutzerrechten. Die Rechnungsausgabe erfolgte ausschließlich durch den Geschäftsführer, der sich jedoch um die Geschäftsentwicklung kümmern musste, sodass es häufig vorkam, dass Rechnungen nicht täglich ausgestellt wurden. Bankauszüge mussten manuell importiert werden, was zeitaufwendig war, sodass die Rechnungen nicht in Echtzeit mit den Zahlungen abgeglichen wurden und das System zudem keinen sofortigen Überblick über die Lage des Unternehmens bot.

Verschiedene Benutzer und Zugriffsebenen

Accai bietet verschiedene Zugriffsebenen mit unterschiedlichen Berechtigungen für Benutzer. Das reicht von den Firmeninhabern bis hin zu verschiedenen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Es kann nicht passieren, dass eine unbefugte Person etwas sieht, was sie nicht sehen darf, oder Zugriff auf Zahlungen hat, sofern sie dazu nicht berechtigt ist.

Erstellung von Rechnungen und Anzahlungsrechnungen

Im Online-Rechnungssystem können wir einfach und schnell Anzahlungsrechnungen mit eigenem Design und Logo erstellen. Da die einzelnen Belege in Accai miteinander verknüpft sind, können wir einen Beleg aus einem anderen Beleg buchstäblich mit zwei Mausklicks erstellen. So erstellen wir beispielsweise auf diese Weise eine Rechnung aus einer Anzahlungsrechnung. Die Daten auf den Rechnungen werden automatisch aus den Unternehmenseinstellungen übernommen, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Alle in Accai ausgestellten Vorausrechnungen enthalten einen QR-Code. So können Kunden schnell, einfach und fehlerfrei bezahlen. Dank der Anbindung des Online-Rechnungssystems an das Open Banking werden die Zahlungen automatisch den Rechnungen zugeordnet. Die Rechnungsstellerinnen sehen die Begleichung der Rechnungen sofort und können jederzeit den Status der bezahlten und unbezahlten Rechnungen einsehen. Dementsprechend können sie Dokumente für den Kunden sofort nach Zahlungseingang bearbeiten, sofern eine Vorauszahlung erforderlich ist.

Bei Bright Ideas nutzen wir nicht alle Funktionen, die Accai bietet. Im Rahmen unserer Steuerberatungskanzlei TaxWise nutzen wir jedoch noch die folgenden nützlichen und praktischen Funktionen, die Accai bietet.

Automatisch erstellte und versendete Mahnungen

In unserem Unternehmen stellen wir unsere Dienstleistungen nachträglich in Rechnung, weshalb es vorkam, dass wir mehrere unbezahlte Rechnungen hatten. Dieses Problem wurde durch ein System zur automatischen Erstellung und Versendung von Mahnungen elegant gelöst. Wir haben unsere Kunden in verschiedene Gruppen unterteilt (Langzeitkunden, Einmalkunden, Sonstige) und für jede Gruppe den Versand spezifischer Erinnerungen und Mahnungen für unbezahlte Rechnungen eingerichtet. Um uns bestmöglich an die einzelnen Kunden anpassen zu können, gelten für jede Gruppe unterschiedliche Regeln für den Versand von Mahnungen, unterschiedliche Texte und unterschiedliche Zeitrahmen. 

Diese Automatisierung des Versands von Mahnungen hat nachweislich unseren Cashflow verbessert, uns unnötigen Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von Mahnungen erspart, negative Emotionen verringert und die Beziehungen zu unseren Kunden verbessert.

Zentren und Aktivitäten

Das Accai-System ermöglicht es, die Umsätze des Unternehmens auf Kostenstellen und Tätigkeiten aufzuteilen. In unserem Unternehmen sind die Umsätze beispielsweise in Kostenstellen unterteilt: „Buchhaltung“, „Lohnbuchhaltung“, „Beratung“ … und weiter in Tätigkeitsbereiche, wie zum Beispiel Umsätze aus „Einkommensteuer natürlicher Personen“, „Körperschaftsteuer“ … Auf diese Weise kann Accai sowohl visuell als auch grafisch einen praktischen Überblick über die Unternehmenserlöse aus jedem Kostenstelle und jeder Tätigkeit im Rahmen der einzelnen Monate bieten.