Ein Buchhalter ist nicht nur jemand, der für Sie die Verpflichtungen gegenüber dem Staat erfüllt, sondern auch der verlängerte Arm des Geschäftsführers. Er sollte auch jemand sein, der Sie darauf hinweist, wenn Sie etwas falsch machen, oder der proaktiv versucht, die finanziellen und buchhalterischen Aspekte des Unternehmens als Ganzes zu regeln. Die Steueroptimierung ist ein Vorteil, doch diese Dienstleistung darf laut Gesetz nur ein Steuerberater erbringen.

Um aus Ihrer Buchhaltung möglichst viele Informationen zu gewinnen und gleichzeitig sicher zu sein, dass Sie diesen wichtigen Aspekt Ihres Unternehmens in die richtigen Hände legen, sollten Sie folgende Anforderungen an Ihren Buchhalter stellen:

Fachkompetenz und Weiterbildung

Ein guter Buchhalter sollte die Rechtsvorschriften, die sich unmittelbar auf die Buchführung auswirken (Rechnungslegungsgesetz, Einkommensteuer- und Umsatzsteuergesetze, Buchhaltungsvorschriften für Unternehmer, Sozial- und Krankenversicherungsgesetze) sowie der Gesetze, die in engem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen und diese indirekt beeinflussen können, genau kennen. Da sich die Gesetze häufig ändern, ist eine kontinuierliche Weiterbildung absolut unerlässlich.

Fragen Sie doch einmal nach, welche Fortbildungen Ihr Buchhalter in den letzten 12 Monaten absolviert hat und wo diese stattfanden. In der Regel sollte es kein Problem sein, diese Informationen ohne zu zögern aus dem Ärmel zu schütteln. Niemand verlangt, dass 20 Fortbildungen pro Jahr absolviert werden, aber zumindest die grundlegenden Änderungen bei Steuern und Abgaben zum Jahresende sind unerlässlich.

Zuverlässigkeit

Die Einhaltung von Fristen und Pünktlichkeit müssen selbstverständlich sein. Buchhaltungsunternehmen haben oft Dutzende oder sogar Hunderte von Kunden, und die Erstellung bestimmter Unterlagen kann je nach Komplexität der Anforderungen einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie jedoch einen konkreten Termin für die Lieferung der Unterlagen vereinbart haben, sollten Sie darauf bestehen, dass diese pünktlich und in der gewünschten Qualität geliefert werden. Nur dann können Sie sich auf die Buchhaltungsdaten verlassen und diese für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens nutzen.  

Erfahrungen

Fragen Sie Ihren Buchhalter oder gegebenenfalls auch dessen Mitarbeiter nach deren Berufserfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Sozialabgaben und Steuern. Ebenso wichtig ist die Erfahrung mit der Buchhaltung in Ihrem Geschäftsbereich. Je besser Sie sich in Ihrem Geschäftsfeld auskennen, desto detaillierter können Ihre Fragen sein. Auf diese Weise können Sie ganz einfach herausfinden, wie viel praktische Erfahrung der Buchhalter mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens hat.

Referenzen

Wenn Sie keinen bestimmten Buchhalter von einem Bekannten empfohlen bekommen haben, sondern ihn aufgrund einer Anzeige gefunden haben, fragen Sie nach Referenzen. Da es sich um aktive Kunden handelt und die Verträge Vertraulichkeitsklauseln enthalten, kann es vorkommen, dass Sie keine konkreten Firmennamen erhalten. Fordern Sie jedoch möglichst genaue Informationen zu Unternehmen aus Ihrer Branche an. Wie viele solcher Kunden betreut der Buchhalter, wie groß sind diese Unternehmen und wo sind sie tätig? Ein Risiko für Sie stellen vor allem Buchhaltungsfirmen mit 1–2 Mitarbeitern sowie Einzelunternehmer dar, bei denen eine Person die Lohnabrechnung, die Buchhaltung und die Steuern erledigt, jeden Geschäftsbereich verbuchen kann und es nebenbei noch schafft, sich weiterzubilden. All dies kann eine einzige Person nicht qualitativ hochwertig abdecken.

Innovative Dienstleistungen

Automatisierung spart in jedem Unternehmen Zeit und Geld. Diese Einsparungen sollten sich folglich auch in niedrigeren Preisen für die Kunden niederschlagen. Fordern Sie von Ihrem Buchhalter die Möglichkeit, Kontoauszüge und ausgestellte Rechnungen elektronisch zu übermitteln, und verlangen Sie gleichzeitig Rabatte für diese elektronisch bereitgestellten Daten. Wenn jemand die Möglichkeiten, die Digitalisierung und Automatisierung bieten, nicht nutzt, um Zeit zu sparen, bedeutet dies automatisch, dass seine Dienstleistungen für Sie teurer sind, als sie sein könnten.

Verfügbarkeit der Dienste

Erfahren Sie, wie Sie den Buchhalter kontaktieren können und wie die Unterlagen übermittelt werden. Erkundigen Sie sich, wie der Buchhalter die Vertretung im Falle von Krankheit, Urlaub und anderen unvorhergesehenen Umständen geregelt hat. Ein Problem kann vor allem bei Buchhaltungsfirmen mit nur einem Mitarbeiter – dem Buchhalter – auftreten, wenn die Dienstleistungen mehrere Tage oder in extremen Fällen sogar Wochen lang nicht verfügbar sind.

Versicherung von Dienstleistungen

Jeder kann bei der Erbringung von Dienstleistungen Fehler machen. Bei der Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie eventuelle Sanktionen zunächst selbst tragen müssen und diese erst anschließend von Ihrem Buchhalter einfordern können. Dieser sollte für die Ausübung seines Berufs versichert sein, damit Sie im Falle eines größeren Problems kein Existenzrisiko eingehen.

Mitgliedschaft in der Kammer

Es ist zwar keine Notwendigkeit, aber ein angenehmer Vorteil. Falls Ihr Buchhalter ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater ist, sollte Fachkompetenz selbstverständlich sein. Die Mitgliedschaft in der Kammer ist an regelmäßige Fortbildungen und den Erwerb von Fortbildungspunkten gebunden. Das bedeutet natürlich nicht, dass jemand, der Mitglied der Kammer ist, automatisch ein besserer Buchhalter sein muss als jemand, der nicht Mitglied ist, aber eine gewisse Voraussetzung ist sicherlich gegeben, da für den Beitritt zur Kammer strenge Bedingungen und extrem schwierige Prüfungen gelten.

Was man von einem Buchhalter nicht verlangen sollte

Es kommt häufig vor, dass wir von einem Buchhalter Rechtsberatung, Steuerberatung, Finanzberatung und andere Dienstleistungen verlangen, die Buchhalter normalerweise nicht erbringen und in denen sie keine Experten sind. Einen allgemeinen Überblick zu haben, ist sicherlich von Vorteil. Wenn der Buchhalter eine bestimmte Dienstleistung jedoch nicht anbietet, sollten Sie ihn nicht darum bitten. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Erstellung verschiedener rechtlicher Dokumente, Arbeitsverträge, DSGVO-bezogener Unterlagen und Ähnliches, die nichts mit der Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen zu tun haben.