Die Aufwendungen des Unternehmens mindern den Gewinn und die Steuerbemessungsgrundlage, auf deren Grundlage die Steuer gezahlt wird. Zu den Aufwendungen des Unternehmens kann alles gezählt werden, was mit der Erzielung oder Erhaltung steuerpflichtiger Einkünfte zusammenhängt.

Es kommt häufig vor, dass ein Kunde beispielsweise Gartenarbeiten in seinen Geschäftszweck aufnehmen möchte, weil er einen Rasenmäher kaufen will, in der Annahme, dass er diesen als Betriebsausgabe absetzen kann. Mit dem Rasenmäher erzielt er jedoch keine steuerpflichtigen Einnahmen, weshalb er nicht als steuerliche Betriebsausgabe anerkannt werden kann. Selbst wenn er vom Geschäftsführer genutzt würde, könnte er als Sachbezug des Geschäftsführers angesehen werden, auf den Sozialabgaben und Steuern zu entrichten sind.

Welche Kosten werden in Gesellschaften mit beschränkter Haftung (s.r.o.) am häufigsten geltend gemacht?

Das Auto im Geschäftsleben

Die wohl gängigste Methode zur Senkung der Steuerbemessungsgrundlage bei einer GmbH ist die Nutzung eines Kraftfahrzeugs. Aus Sicht der Kosten kann das Fahrzeug entweder als Anlagevermögen behandelt werden, wobei die Abschreibung des Fahrzeugs (¼ des Kaufpreises pro Jahr) zuzüglich der tatsächlich verbrauchten Kraftstoffe als Kosten gelten. Die zweite Möglichkeit besteht darin, ein Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke zu nutzen; in diesem Fall gelten die Reisekosten gemäß dem Reisekostenerstattungsgesetz als Aufwand. Diese berechnet sich als Summe aus dem Koeffizienten 0,193 und dem Verbrauch (Kraftstoffpreis * Durchschnittsverbrauch laut Fahrzeugschein), multipliziert mit der nachweislich zurückgelegten Kilometerzahl.

Wenn Sie schnell herausfinden möchten, was sich für Sie mehr lohnt, vergleichen Sie den Marktwert des Fahrzeugs in Euro (z. B. 20.000 €) mit der Anzahl der jährlich für geschäftliche Zwecke zurückgelegten Kilometer (z. B. 10.000 km). Ist der Wert in Euro höher, lohnt es sich für Sie mehr, ein Firmenauto zu kaufen; ist die Kilometerzahl höher, lohnt es sich mehr, Ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Dies dient natürlich nur als Anhaltspunkt. Falls bei der Entscheidung auch die Mehrwertsteuer eine Rolle spielt, können die Berechnungen leicht abweichen.

Miete

Wenn Sie ein Büro haben, gilt die Miete als Aufwand. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einen Betrag von bis zu 500 € pro Jahr als Aufwand geltend zu machen, wenn Sie beispielsweise Ihren Firmensitz in einer eigenen Immobilie haben. Bei einer natürlichen Person sind Mieteinnahmen bis zu 500 € steuerfrei, d. h., sie müssen in der Steuererklärung gar nicht angegeben werden. Falls die Immobilie, in der sich der Firmensitz befindet, im Besitz von Ehepartnern ist, können Sie auf diese Weise zweimal 500 € steuerfrei geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Vermieter beim Handelsregisteramt eingetragen sind und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben.

Telefon, Computer, Bürobedarf

Zu den klassischen Betriebsausgaben gehören Elektronik und Bürobedarf. Fast immer handelt es sich dabei um Beträge bis zu 1.700 €, d. h. aus buchhalterischer Sicht handelt es sich um Verbrauchsmaterialien oder gegebenenfalls um geringwertiges bewegliches Vermögen, das nicht abgeschrieben wird und in voller Höhe als Aufwand verbucht wird. Bei der Nutzung von Mobiltelefonen, Internet und Ähnlichem ist es erforderlich , die Verträge beim Anbieter von Ihrem Namen auf das Unternehmen umzuschreiben.

Repräsentationskosten

Mittagessen, Kaffee und andere Bewirtungen mit Geschäftspartnern. Kaffee, Tee und Mineralwasser am Arbeitsplatz. All dies sind Repräsentationskosten, die zwar buchhalterisch dem Unternehmen zugeordnet werden, aber steuerlich nicht absetzbar sind (Erläuterung siehe unten). Zu den Repräsentationskosten zählen auch verschiedene Werbeartikel, Fahrzeugbeklebungen und Ähnliches. Eine Sonderkategorie bilden Werbeartikel bis zu 17 €, die steuerlich absetzbar sind. Ebenso kann Wein bis zu einer Höhe von maximal 5 % der Steuerbemessungsgrundlage steuerlich absetzbar sein.

Gegenstände des persönlichen Bedarfs

Es gibt eine spezielle Kategorie von Ausgaben, die auch für private Zwecke genutzt werden können (Kraftfahrzeug, Computer, Telefon, Fernseher, Sitzgarnitur, Möbel und anderes). Das Einkommensteuergesetz bietet die Möglichkeit, bei solchen Ausgaben 80 % als steuerlich abzugsfähige Kosten geltend zu machen, sofern Sie nachweisen können, dass sie mindestens einmal für geschäftliche Zwecke genutzt wurden. Falls Sie 100 % geltend machen möchten, müssen Sie im Falle einer Prüfung nachweisen, dass die Gegenstände tatsächlich ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurden, wie es bei klassischen Betriebsausgaben der Fall ist. Aus Sicht der Mehrwertsteuer sieht die Situation jedoch anders aus: Dort wird stets die tatsächliche Nutzung für geschäftliche Zwecke geprüft. Es kann also vorkommen, dass aus Sicht der Einkommensteuer 80 % als Aufwand gelten, Sie aber in der Steuererklärung nur 50 % geltend machen, da Sie den betreffenden Gegenstand zu 50 % für private Zwecke nutzen.

Steuerliche versus nicht steuerliche Aufwendungen

Nicht jeder Aufwand ist steuerlich absetzbar. Sie können ihn zwar in der Buchhaltung erfassen, doch das Einkommensteuergesetz erkennt ihn nicht an. Ein Beispiel hierfür sind Repräsentationskosten, die in der Buchhaltung erfasst sind und die Steuerbemessungsgrundlage vor Anpassungen verringern, bei der Erstellung der Steuererklärung jedoch die Bemessungsgrundlage durch allgemein hinzuzurechnende Posten erhöhen. Zu den nicht steuerlich absetzbaren Aufwendungen zählen beispielsweise auch Bußgelder, Ausgaben für den persönlichen Verbrauch sowie Kraftstoffe, die nicht als steuerliche Aufwendungen anerkannt werden (20 % der Kraftstoffkosten bei fehlendem Fahrtenbuch bzw. bei übermäßigem Verbrauch). Eine besondere Kategorie von Steuerkosten bilden Kosten, die erst nach ihrer Begleichung anerkannt werden. Dazu gehören beispielsweise Mieten, Rechts- und Buchhaltungsdienstleistungen sowie Marketingstudien. Diese werden erst im Jahr ihrer tatsächlichen Begleichung zu Steuerkosten.

Haftung und Risiken

Im Falle einer Steuerprüfung und der Nichtanerkennung von Aufwendungen lassen sich zwei Vorgehensweisen unterscheiden. Wenn das Finanzamt der Darstellung des Steuerpflichtigen nicht zustimmt und einen Aufwand nicht anerkennt, sind die Steuern nachzuzahlen sowie eine Geldbuße und Verzugszinsen zu entrichten. Stellt das Finanzamt jedoch fest, dass es sich um einen vorsätzlichen und eindeutigen Gesetzesverstoß bzw. um Steuerhinterziehung handelt, droht dem Geschäftsführer ein Strafverfahren.