Ein Grundpfeiler des Rechnungs- und Buchhaltungssystems Accai ist die intelligente Erstellung aller Arten von Belegen in benutzerfreundlichen Designs, die Sie für Ihre geschäftlichen Aktivitäten benötigen könnten.

Auf einfache Weise können Sie nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote, Anzahlungsrechnungen, Steuerbelege für eingegangene Zahlungen sowie gegebenenfalls Gutschriften und Stornierungen erstellen. Es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie alle Belege oder nur einige davon erstellen möchten.

Die Nutzung von Accai vereinfacht und beschleunigt den gesamten Verkaufsprozess.

Von dem Moment an, in dem ein Kunde Interesse an Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung bekundet, über den Aufbau einer Zusammenarbeit bis hin zum Abschluss des Verkaufs oder zur Erbringung der Dienstleistung und – bei weniger verantwortungsbewussten Kunden – bis hin zur Erstellung einer Mahnung wegen einer unbezahlten Rechnung. 

Accai unterstützt Sie außerdem stets bei der Erstellung von Belegen und gibt Ihnen Anleitungen, damit Sie keine gesetzliche Verpflichtung übersehen.

Automatisches Ausfüllen von Daten in Belegen

Die am häufigsten genutzte Funktion bei der Erstellung von Rechnungen ist die automatische Ergänzung der Angaben zum Empfänger anhand der eingegebenen Unternehmens-ID oder des Firmennamens. Mit anderen Worten: Es reicht aus, die Unternehmens-ID einzugeben, und alle Angaben zu dem jeweiligen Empfänger werden automatisch abgerufen.

Eine weitere praktische Funktion ist die automatische Ergänzung von Daten in Belegen (z. B. Beschreibung, Artikelnummer, Lieferart, Zahlungsart, Versandart) aus den „Unternehmenseinstellungen“, die Sie im Rahmen der Einstellungen Ihres Unternehmens festlegen. Wenn Sie einen Abnehmer als Kunden speichern, können Sie ihm eigene spezifische Einstellungen zuweisen, die ebenfalls automatisch in die Rechnungen übernommen werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise für verschiedene Kunden unterschiedliche Rechnungsbeschreibungen verwenden, ohne diese manuell eingeben zu müssen.

Da die einzelnen Belege miteinander verknüpft sind, können sie bereits eingegebene Daten automatisch übernehmen, sodass Sie einen Beleg buchstäblich in wenigen Sekunden aus einem anderen Beleg erstellen können. Sie müssen nicht jedes Mal einen neuen Beleg anlegen, sondern können auf einfache Weise aus einem Beleg einen Folgebeleg erstellen. Beispielsweise können Sie aus einer Anzahlungsrechnung einen Beleg über den Zahlungseingang oder eine endgültige Rechnung erstellen. Sie können einzelne Belege kopieren und bei eventuellen Änderungen die Daten ergänzen.

Mehrwertsteuerregelung, Wechselkurse und Fremdwährungen

Accai wählt auf den Belegen automatisch den richtigen Mehrwertsteuermodus je nach Kunde aus, wodurch das Risiko falsch ausgestellter Steuerbelege verringert wird. Sie können auch in Fremdwährungen fakturieren, und Accai ergänzt dank der Anbindung an die Wechselkursliste der NBS automatisch den gesetzlich vorgeschriebenen Wechselkurs. Selbstverständlich können Sie auch die Sprache des Belegs auswählen, falls Sie beispielsweise ausländische Kunden haben.

QR-Codes auf Rechnungen

Eine der am meisten geschätzten Funktionen ist die Möglichkeit, Rechnungen per QR-Code zu bezahlen. Die im Online-Rechnungssystem Accai ausgestellten Rechnungen enthalten einen generierten QR-Code und bieten dem Kunden so die Möglichkeit, die Rechnung einfach und schnell per Smartphone zu begleichen. Die Vorteile von Zahlungen per QR-Code sind wirklich zahlreich: angefangen bei einer schnelleren Begleichung von Rechnungen, was automatisch Ihren Cashflow verbessert, bis hin zu einer geringeren Fehlerquote, die zu einer höheren Abgleichquote der Zahlungen führt. Dies spart Ihrem Buchhalter Zeit und schlägt sich zwangsläufig in niedrigeren Buchhaltungskosten nieder.

Verwendung von Nummernreihen auf Rechnungen

Zur besseren Identifizierung der Belege und zur besseren Übersichtlichkeit bietet Accai die Funktion „Nummernreihen“ an. Nummernreihen dienen dazu, einen Belegtyp von einem anderen zu unterscheiden (beispielsweise ausgestellte Rechnungen für Dienstleistungen und ausgestellte Rechnungen für Warenlieferungen). Sie können eine voreingestellte Nummernreihe verwenden oder eine eigene Nummernreihe erstellen und nutzen. Die Rechnung erhält automatisch die nächste Nummer.

Automatischer Abgleich von Zahlungen mit ausgestellten Rechnungen

Durch die sichere Nutzung der Open-Banking-Dienste von Accai erhält das System in Echtzeit Einblick in die Bewegungen auf Ihrem Bankkonto. Die erfassten Zahlungen werden sofort automatisch mit den eingegangenen und ausgestellten Rechnungen bzw. anderen Belegen abgeglichen. So haben Sie jederzeit in Echtzeit einen aktuellen Überblick darüber, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch offen sind.

Automatische Verbuchung von Rechnungen

Die von Ihnen ausgestellten Rechnungen werden vom Accai-Buchhaltungssystem sofort verbucht. Wenn auch Ihr Geschäftspartner Accai nutzt, wird der Beleg nach Ihrer Freigabe automatisch auch bei Ihnen verbucht. Sie müssen sich also nicht mehr um die wiederholte Weiterleitung dieser Belege an Ihren Buchhalter kümmern. Um die Verbuchung der übrigen eingegangenen Rechnungen und anderer Belege kümmert sich die künstliche Intelligenz.

E-Rechnung

Bei der Entwicklung unseres Online-Rechnungsstellungstools Accai haben wir bereits im Vorfeld auch an die geplante E-Rechnung gedacht. Die vom Finanzministerium geplante E-Rechnung soll ab Januar 2023 in Kraft treten. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass Rechnungen in Echtzeit erfasst und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Jede Rechnung, die ein Unternehmer ausstellt, wird auch vom Staat eingesehen. Und zwar noch bevor Sie sie an den Empfänger versenden. Die elektronische Rechnung könnte den Unternehmern den Verwaltungsaufwand erleichtern und dem Staat helfen, Steuerbetrug aufzudecken.

Das Accai-Rechnungserstellungs-Tool im kostenlosen Basispaket

Wie man so schön sagt: Einmal sehen ist besser als hundertmal lesen. Deshalb bieten wir unser Rechnungssystem Accai im Basispaket kostenlos an. In diesem Paket können Sie sowohl endgültige Rechnungen als auch Vorausrechnungen mit Ihrem Logo für eine unbegrenzte Anzahl Ihrer Kunden erstellen. Alle weiteren Vorteile und Funktionen, die Accai bietet, haben wir übersichtlich in unserer Preisliste zusammengestellt und nach Preisstufen geordnet.