Bei der Steuerberatungsgesellschaft TaxWise wiederholen sich Fehler bei Neukunden praktisch immer wieder auf dieselbe Weise. Hier sind einige davon nach Häufigkeit geordnet.

Nicht erfüllte Registrierungspflicht beim Kauf von Dienstleistungen

Wenn Sie Dienstleistungen aus der EU beziehen (meistens Google- und Facebook-Werbung), sind Sie verpflichtet, sich gemäß § 7a vor Erbringung der Dienstleistung als Umsatzsteuerpflichtiger registrieren zu lassen. Anschließend teilen Sie diese Nummer Ihrem Geschäftspartner mit, der sie auf den Rechnungen mit dem Vermerk „Verlagerung der Steuerschuld“ angibt. Nach Erhalt der Rechnung müssen Sie bis zum 25. Tag des auf den Liefermonat folgenden Monats eine Umsatzsteuererklärung einreichen und die Steuer in Höhe von 20 % entrichten. Die Nichteinhaltung der Registrierungspflicht kostet Sie 30 € und die Nichtabgabe der Umsatzsteuererklärung 60 €. Sollte dies mehrere Monate betreffen, können Sie wiederholt mit einer Geldstrafe belegt werden.

Viele Unternehmer glauben, dass sie dieser Verpflichtung entgehen und die Ausgaben gleichzeitig nicht als Betriebsausgaben geltend machen können, wenn sie die Kosten mit ihrer privaten Kreditkarte bezahlen, diese jedoch für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Das ist jedoch nicht richtig. Aus Sicht des Staatshaushalts handelt es sich zwar um dieselben Beträge, doch es kommt zu einem Steuerausfall (Mehrwertsteuer), und gleichzeitig versäumen Sie es, diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend zu machen (Einkommensteuer). Diese Verpflichtung wird von 9 von 10 Unternehmern nicht erfüllt, die nicht unmittelbar nach der Eintragung ihres Unternehmens in das Handelsregister einen Buchhalter beauftragen.

Barkredite für Unternehmen

Mit der Verabschiedung des Gesetzes über bargeldlose Darlehen wurden die Möglichkeiten für Gelddarlehen zwischen einem Unternehmen und seinem Geschäftsführer bzw. Gesellschafter geregelt. Diese Transaktionen müssen ausschließlich bargeldlos erfolgen. Das bedeutet, dass sie durch Überweisungen zwischen Konten bzw. durch Ein- und Auszahlungen des Unternehmers auf das bzw. vom Bankkonto des Unternehmens abgewickelt werden müssen. Wenn Sie sich Geld von der Gesellschaft leihen, handelt es sich um verbundene Personen, und es ist erforderlich, gemäß § 2 n-z in Verbindung mit § 18 des Gesetzes Nr. 595/2003 Z.z. (Einkommensteuergesetz) vorzugehen. Es gelten Marktpreise, d. h., es muss ein marktüblicher Zinssatz festgelegt werden, und auf die Zinsen ist anschließend Steuern zu zahlen.

Ausgewiesene Mehrwertsteuer auf Rechnungen bei Nicht-Mehrwertsteuerpflichtigen

Falls Sie kein Umsatzsteuerpflichtiger sind oder falls Sie gemäß § 7 bzw. § 7a umsatzsteuerpflichtig sind, dürfen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Falls Sie die Umsatzsteuer auf einer Rechnung falsch ausweisen, müssen Sie gemäß § 69 Abs. 5 des Gesetzes Nr. 222/2004 Slg. über die Umsatzsteuer vorgehen. Diese falsch ausgewiesene Steuer muss an die Steuerbehörde abgeführt werden, obwohl Sie kein Umsatzsteuerpflichtiger sind.

Kasse mit negativem Saldo

Ein häufiger Fehler von Unternehmern, die viel bar bezahlen, besteht darin, dass sie Waren und Dienstleistungen für einen höheren Betrag kaufen, als sie tatsächlich in der Kasse haben. Aus buchhalterischer Sicht ist dies ein relativ schwerwiegender Fehler, der behoben werden muss. Es gibt mindestens zwei Lösungen:

• Bereits erworbene Waren und Dienstleistungen werden über eine Zahlung an den Gesellschafter verbucht, wodurch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter/Geschäftsführer entsteht.
• oder wenn eine solche Situation zu erwarten ist, kann dem Gesellschafter vom Konto ein Vorschuss für solche Einkäufe gewährt werden.

Ist die Gesellschaft mehrwertsteuerpflichtig, ergibt sich zudem das Problem des Vorsteuerabzugs. Nach dem Handelsgesetzbuch wird die Person nach der Bezahlung Eigentümer der Sache. Da eine natürliche Person jedoch nicht mehrwertsteuerpflichtig und somit beim Verkauf der Sache an die Gesellschaft auch kein Steuerpflichtiger ist, entsteht für die Gesellschaft kein Anspruch auf Vorsteuerabzug gemäß § 49 und § 51. Auch dieses Problem lässt sich beispielsweise durch eine interne Richtlinie lösen, in der festgelegt wird, dass der Geschäftsführer oder gegebenenfalls ein Gesellschafter Waren und Dienstleistungen im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft auch von einem privaten Konto oder mit einer privaten Zahlungskarte bzw. Kreditkarte erwerben darf. In diesem Fall wird die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Zahlung Eigentümerin, da sie gegenüber dem Geschäftsführer eine Verbindlichkeit hat.

Falsch berechneter Umsatz für die obligatorische Umsatzsteuerregistrierung

Falls Sie in 12 aufeinanderfolgenden Monaten einen Umsatz in Höhe von 49.790 € erzielen, müssen Sie bis zum 20. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz erzielt wurde, eine Umsatzsteueranmeldung gemäß § 4 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 222/2004 Z.z. einreichen. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmer davon ausgehen, dass der Zeitraum immer am 1. Januar beginnt. Es handelt sich jedoch immer um 12 aufeinanderfolgende Monate. Das heißt beispielsweise Mai 2019 – April 2020, Juni 2019 – Mai 2020 usw.… Ein weiterer damit zusammenhängender Fehler ist, dass nicht jeder Umsatz für Mehrwertsteuerzwecke als Umsatz gilt. Nicht dazu gehören steuerbefreite Lieferungen, Lieferungen ins Ausland, Lieferungen ohne Gegenleistung und einige weitere.

Schwarzarbeit

Die Pflicht zur Anmeldung eines Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung muss spätestens vor Arbeitsantritt erfüllt werden. Wenn Sie ein neu gegründetes Unternehmen sind, müssen Sie das Anmeldeformular für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer (per Einschreiben) an die Sozialversicherung senden, idealerweise am Tag vor Arbeitsantritt. Falls Sie bereits ein eingetragenes Unternehmen haben und über die entsprechenden elektronischen Dienste verfügen, erfolgt die Anmeldung elektronisch. Bitten Sie hierfür natürlich Ihren Buchhalter um Unterstützung. Falls Sie die Frist nicht einhalten, drohen Ihnen von der Sozialversicherung Bußgelder für jeden Verzugstag gemäß der Gebührenordnung. Höhere Bußgelder verhängt jedoch die Arbeitsaufsichtsbehörde, die Ihnen bereits für einen einzigen Verzugstag ein Bußgeld von 2.000 € auferlegen kann.

Der überwiegende Teil dieser Fehler lässt sich auf eine der folgenden Weisen vermeiden:

• die Buchhaltung regelmäßig (monatlich) führen
• einen kompetenten Buchhalter zu haben, der alle Aufgaben im Blick behält
• Wenn Sie viel Zeit haben, können Sie sich mit allen Gesetzesänderungen auseinandersetzen und neben Ihrer Tätigkeit als Unternehmer auch noch als Buchhalter fungieren, aber überlassen Sie das lieber einem Buchhalter.