Genauso wie die Wahl der Rechtsform (GmbH vs. Einzelunternehmer) ist auch die Entscheidung zwischen Umsatzsteuerpflicht und Umsatzsteuerbefreiung für den Start eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Der Unterschied zwischen beiden Varianten kann je nach Art des Abnehmers bis zu 40 % des Gewinns ausmachen, je nachdem, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht und an wen Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen.

Abrechnung zwischen einem mehrwertsteuerpflichtigen und einem nicht mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen

Das erste und wohl wichtigste Kriterium ist, eine Lösung zu wählen, bei der Sie keine Verluste erleiden, unabhängig davon, an wen Sie verkaufen und von wem Sie einkaufen, wobei zu berücksichtigen ist, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. Wie bei anderen Analysen gilt auch hier: Je mehr Informationen Sie haben, desto genauer ist das Ergebnis, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht. In den meisten Fällen gilt jedoch Folgendes:

Auf jeden Fall als Umsatzsteuerpflichtiger gelten

• Ich kaufe Waren oder Dienstleistungen von einem Mehrwertsteuerpflichtigen und verkaufe sie an Mehrwertsteuerpflichtige
• Ich verkaufe Dienstleistungen nur oder fast ausschließlich an umsatzsteuerpflichtige Kunden
• Ein Großteil der Eingänge enthält Mehrwertsteuer, und ich verkaufe auch an mehrwertsteuerpflichtige Kunden

Zur Überlegung

• Wenn das Verhältnis meiner Abnehmer in etwa ausgeglichen ist (Zahler vs. Nichtzahler)

Auf keinen Fall umsatzsteuerpflichtig sein

• Ich verkaufe Dienstleistungen an Nicht-Umsatzsteuerpflichtige
• Ich verkaufe Waren und Dienstleistungen an Nicht-Umsatzsteuerpflichtige mit einer hohen Gewinnspanne

Falls Sie zu Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit höhere Investitionen planen, wie z. B. die Renovierung von Räumlichkeiten, den Kauf von Maschinen und Anlagen oder den Kauf eines Kraftfahrzeugs, sprechen die oben genannten Kriterien noch stärker für die Registrierung als Umsatzsteuerpflichtiger.

Buchführung und Umsatzsteuererklärung

Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz sollte die Buchführung laufend erfolgen. In der Praxis wird jedoch vor allem bei externer Buchführung monatlich oder in noch längeren Abständen abgerechnet. Bei Mehrwertsteuerpflichtigen ist eine monatliche Buchführung erforderlich, da die gesetzliche Verpflichtung besteht, monatlich bzw. vierteljährlich eine Mehrwertsteuererklärung einzureichen, und ohne Buchführung lässt sich die Mehrwertsteuer nicht korrekt berechnen. Für neue Mehrwertsteuerpflichtige gilt die Verpflichtung, in den ersten 12 Monaten monatlich eine Mehrwertsteuererklärung einzureichen. Anschließend können Sie beantragen, die Umsatzsteuer vierteljährlich einzureichen, sofern Sie in 12 aufeinanderfolgenden Monaten keinen Umsatz von 100.000 € erzielen. Wird dieses Kriterium erfüllt, müssen Sie wieder zur monatlichen Umsatzsteuererklärung zurückkehren.

Preis für die Buchhaltung für Mehrwertsteuerpflichtige

Der Preis für die Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Buchungspositionen. Da ein Mehrwertsteuerpflichtiger im Rahmen der Buchhaltung die Steuerbemessungsgrundlage und die Mehrwertsteuer stets separat verbucht, handelt es sich um zwei Buchungspositionen. Einige Unternehmen haben einen einheitlichen Preis pro Posten, rechnen solche Belege jedoch als zwei Stück ab; andere berechnen sie als ein Stück, dafür aber zu einem höheren Preis (dem Doppelten). Bei einigen Buchhaltungsunternehmen ist zudem mit einem Aufpreis für die Einreichung der Umsatzsteuererklärung, der Kontrollmeldung bzw. der zusammenfassenden Meldung zu rechnen.

In der Buchhaltungssoftware TaxWise werden Buchungsposten als Zeilen im Buchungsjournal erfasst. Das heißt: Wenn Sie einen Beleg haben, auf dem die Steuerbemessungsgrundlage und die Mehrwertsteuer ausgewiesen sind, handelt es sich um zwei Buchungsposten. Ist auf dem Beleg keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, handelt es sich um einen Buchungsposten. Für die Einreichung von Mehrwertsteuer-, Umsatzsteuer- oder Sozialversicherungserklärungen fallen in TaxWise keine Gebühren an.

Beispiel: Nicht-Mehrwertsteuerpflichtiger

Lassen Sie uns vergleichen, wie hoch Ihr Gewinn sein wird, je nachdem, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht, wenn Sie Waren/Dienstleistungen sowohl an umsatzsteuerpflichtige als auch an nicht umsatzsteuerpflichtige Kunden kaufen und verkaufen.

Der Lieferant verkauft Ihnen die Ware für 1.200 € (wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, zahlen Sie 1.200 €; wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, zahlen Sie 1.000 € + 200 € Umsatzsteuer).

Sie verkaufen die Ware anschließend für 2.400 € an eine Privatperson weiter. Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, beträgt der Preis 2.000 € + 400 € Umsatzsteuer; falls Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, beträgt der Preis 2.400 € (für den Endverbraucher ist immer der Preis entscheidend, er unterscheidet nicht danach, ob die Umsatzsteuer enthalten ist oder nicht).

Ihr Gewinn wird wie folgt ausfallen:

• Mehrwertsteuerpflichtiger: Gewinn 1.000 € (2.000 € Warenverkauf – 1.000 € Wareneinkauf)
• Nicht-Mehrwertsteuerpflichtiger: Gewinn 1.200 € (2.400 € Warenverkauf – 1.200 € Wareneinkauf)

In diesem Fall ist es für Sie vorteilhafter, nicht umsatzsteuerpflichtig zu sein – Sie verdienen 200 € mehr.

Beispiel: Umsatzsteuerpflichtiger

Wie ändert sich die Situation, wenn wir an umsatzsteuerpflichtige Käufer verkaufen? Zunächst einmal muss man sich bewusst machen, dass ein umsatzsteuerpflichtiger Käufer die Preise nicht wie ein gewöhnlicher Verbraucher bewertet, sondern den Preis ohne Umsatzsteuer berücksichtigt.

Wenn Sie also als Umsatzsteuerpflichtiger an einen Umsatzsteuerpflichtigen verkaufen, verkaufen Sie ihm die Ware für 2.000 € + 400 € Umsatzsteuer; wenn Sie hingegen als Nicht-Umsatzsteuerpflichtiger an ihn verkaufen, müssen Sie ihm die Ware für 2.000 € verkaufen, da er die Ware sonst lieber von einem Umsatzsteuerpflichtigen kaufen wird.

Ihr Gewinn wird wie folgt ausfallen:

• Mehrwertsteuerpflichtiger: Gewinn 1.000 € (2.000 € Warenverkauf – 1.000 € Wareneinkauf)
• Nicht-Umsatzsteuerpflichtiger: Gewinn 800 € (2000 € Warenverkauf – 1200 € Wareneinkauf)

In diesem Fall ist es besser, umsatzsteuerpflichtig zu sein.

Wenn Sie als nicht mehrwertsteuerpflichtiger Unternehmer beispielsweise Schuhe an Privatpersonen in einem Geschäft verkaufen würden, erzielen Sie einen Gewinn von 1.200 €. Wenn Sie das Geschäft schließen und beschließen, Schuhe ausschließlich an Einzelhändler zu liefern, und dabei weiterhin nicht mehrwertsteuerpflichtig bleiben, beträgt Ihr Gewinn nur 800 €. Dies ist natürlich ein Extremfall, bei dem weitere Variablen nicht berücksichtigt werden. In der Realität fließen in die Berechnung Kosten von Nicht-Umsatzsteuerpflichtigen bzw. Lohnkosten, Anfangsinvestitionen – die mit oder ohne Umsatzsteuer anfallen können –, Abnehmer, die gleichzeitig sowohl Umsatzsteuerpflichtige als auch Nicht-Umsatzsteuerpflichtige sein können, sowie viele weitere Faktoren ein.

Beratung

Bei TaxWise betreuen wir mehr als 700 Unternehmen, die hinsichtlich der Mehrwertsteuer unterschiedliche Kombinationen aus Eingangs- und Ausgangsumsätzen aufweisen. Außerdem führen wir monatlich etwa 15 Mehrwertsteueranmeldungen durch. Daher können wir in der Regel sehr schnell einschätzen, was für den Kunden vorteilhafter ist bzw. wann eine genaue Berechnung erforderlich ist.