Am Ende jedes Geschäftsjahres (in der Regel zum 31. 12.) muss jede Gesellschaft mit beschränkter Haftung einen Jahresabschluss erstellen. Dabei handelt es sich um die bekannten Abschlüsse, die wir zusammen mit der Körperschaftsteuererklärung (DPPO) erstellen.

Weniger bekannt ist jedoch die zweite Verpflichtung – es reicht nicht aus, den Jahresabschluss nur zu erstellen und einzureichen. Gemäß dem Handelsgesetzbuch muss das Unternehmen den Jahresabschluss innerhalb eines Jahres genehmigen und diese Genehmigung dem Finanzamt mitteilen.
Wenn Sie beispielsweise den Jahresabschluss zum 31. 12. 2024 erstellen, müssen Sie ihn spätestens bis zum 31. 12. 2025 genehmigen.

Wer genehmigt den Jahresabschluss und wie?

• Einpersonengesellschaft – Der Jahresabschluss wird von diesem Gesellschafter in Form eines Beschlusses des einzigen Gesellschafters genehmigt.
• Gesellschaft mit mehreren Gesellschaftern – der Jahresabschluss wird von der Hauptversammlung genehmigt.

Die Entscheidung des Gesellschafters und das Protokoll der Hauptversammlung haben eine genau festgelegte Struktur und enthalten das Datum, das anschließend dem Finanzamt mitgeteilt wird.

Was wird entschieden?

Bei der Genehmigung des Jahresabschlusses werden in der Regel folgende Punkte behandelt:

1. Genehmigung des Geschäftsergebnisses – der ausgewiesene Gewinn oder Verlust wird genehmigt. 
2. Bildung einer gesetzlichen Rücklage (ZRF) – Jede GmbH muss über eine Rücklage in Höhe von 10 % des Stammkapitals (ZI) verfügen. Jedes Jahr werden mindestens 5 % des Gewinns in diese Rücklage eingezahlt, bis dieser Grenzwert erreicht ist. War das Jahr verlustreich, wird keine Rücklage gebildet.
3. Gewinnverteilung oder Verlustdeckung:
   • Zunächst wird die ZRF (5 % des Gewinns) gebildet.
   • Anschließend wird entschieden, ob der Gewinn im Unternehmen verbleibt, zur Deckung von Verlusten aus früheren Jahren verwendet oder als Dividende an die Gesellschafter ausgeschüttet wird.
   • Die Dividende kann erst nach vollständiger Deckung etwaiger Verluste aus früheren Jahren ausgezahlt werden.  
4. Wenn das Unternehmen einen Verlust erzielt hat, wird entschieden, ob dieser Verlust auf das Konto „unausgeglichene Verluste aus früheren Jahren” übertragen wird, durch Gewinne aus früheren Jahren ausgeglichen werden kann oder von den Gesellschaftern selbst beglichen werden muss.

Welche Dokumente sind erforderlich?

• Protokoll der Hauptversammlung oder Beschluss des Gesellschafters – diese Dokumente werden nirgendwo eingereicht, müssen jedoch in den Unterlagen des Unternehmens aufbewahrt werden.
• Mitteilung über das Datum der Genehmigung des Jahresabschlusses – wird auf dem vorgeschriebenen Formular beim Finanzamt eingereicht.

Was droht, wenn die Verpflichtung nicht erfüllt wird?

Wenn die Gesellschaft den Jahresabschluss nicht innerhalb der festgelegten Frist genehmigt oder keine gesetzliche Rücklage bildet, kann das Gericht auch ihre Auflösung beschließen.
Darüber hinaus drohen auch Strafen seitens der Steuerbehörde wegen Nichterfüllung der Meldepflicht.

Beispiel aus der Praxis

Die Firma ABC, s. r. o. (Grundkapital in Höhe von 5.000 €) erzielte im Jahr 2024 einen Gewinn von 8.000 €. Die Hauptversammlung beschloss:

• 400 € (5 %) fließen in den gesetzlichen Reservefonds,
• 2.000 € werden zur Deckung des Verlustes aus dem Jahr 2023 verwendet.
• Die restlichen 5.600 € verbleiben als nicht ausgeschütteter Gewinn im Unternehmen.

Alle diese Entscheidungen wurden im Protokoll festgehalten und das Datum der Genehmigung wurde dem Finanzamt mitgeteilt.

Checkliste: Verfahren zur Genehmigung des Jahresabschlusses

1. Erstellen Sie einen Jahresabschluss.
2. Eine Hauptversammlung einberufen oder einen Beschluss des Alleingesellschafters vorbereiten.
3. Das Ergebnis der Geschäftsführung (Gewinn/Verlust) genehmigen.
4. Bildung einer Rücklage aus dem Gewinn, falls deren Höhe noch nicht 10 % des Stammkapitals beträgt.  
5. Festlegen, wie Gewinne verwendet oder Verluste gedeckt werden sollen.
6. Protokoll/Entscheidung aufschreiben.
7. Das Datum der Genehmigung des Jahresabschlusses dem Finanzamt mitteilen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bis wann muss der Jahresabschluss für das Jahr 2024 genehmigt werden?
Spätestens bis zum 31. 12. 2025.

Muss der Jahresabschluss nach seiner Genehmigung irgendwohin geschickt werden?
Nein, es wird lediglich eine Mitteilung über das Datum der Genehmigung an das Finanzamt geschickt.

Muss immer eine gesetzliche Rücklage gebildet werden?
Ja, sofern das Unternehmen einen Gewinn erzielt hat und noch nicht 10 % des Stammkapitals in der ZRF erreicht hat.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie noch kein Protokoll der Hauptversammlung oder keinen Beschluss des Gesellschafters haben, helfen wir Ihnen gerne bei der Erstellung. Gemeinsam mit Ihnen prüfen wir die Möglichkeiten der Gewinnverteilung oder Verlustdeckung und erstellen auch die Mitteilung für das Finanzamt.